Het is geen geheim dat Corona grote impact heeft op de cultuursector. Om de sector financieel te steunen is het Kickstart Cultuurfonds opgericht. Axendo is ingeschakeld om de module te ontwikkelen waarop instellingen ondersteuning kunnen aanvragen. We hebben onze mouwen opgestroopt en binnen anderhalve maand een betrouwbaar platform gelanceerd. In deze case blikken we terug op dit intensieve project en spreken we met Inge van Viersen, product owner namens het nieuwe fonds.
Kickstart Cultuurfonds
De uitbraak van COVID-19 en de daaropvolgende maatregelen hadden en hebben grote gevolgen voor de cultuursector. In het voorjaar van 2020 vielen de inkomsten plotseling terug en soms zelfs stil. Ondertussen waren er investeringen nodig om aanpassingen voor ‘het nieuwe normaal’ door te voeren. Kortom: er kwam geen geld binnen maar er moest wel geïnvesteerd worden. Zonder aarzeling sprongen verschillende cultuur minnende organisaties in de bres om de helpende hand te bieden. Spaarvarkens werden resoluut stukgeslagen en binnen no-time was er maar liefst 16 miljoen euro beschikbaar. Het Kickstart Cultuurfonds werd in het leven geroepen om het geld te verdelen binnen de cultuursector.
Een oude bekende
In april 2020 werd Inge van Viersen benaderd door het net opgerichte fonds. Ze zet zich als zelfstandig Digital Consultant en Product Owner in voor verschillende opdrachtgevers. Het was geen verrassing dat juist Inge haar telefoon rinkelde. In het verleden leidde ze een project voor het VSBfonds, één van de initiatiefnemers van Kickstart Cultuurfonds. “Voor VSB heb ik een project gedaan waarbij er een platform moest komen voor de aanvraag van donaties voor sociale en culturele projecten”, vertelt Inge. Bij dat project werkte ze ook samen met Axendo, naar tevredenheid want ze twijfelde geen moment om ons opnieuw in te schakelen.
Hoe deel je gratis geld uit?
Het ‘uitdelen’ van 16 miljoen euro moet zorgvuldig gebeuren zodat het geld op de juiste plekken terecht komt. Inge: “Wie wil er geen gratis geld? Daar zit de uitdaging in. Hoe zorg je ervoor dat er niet veel meer aanvragen binnenkomen dan er behandeld kunnen worden? Dat vraagt om een doordachte voor- en achterkant van het platform. Bovendien moet het de drukte aankunnen en moeten alle gegevens veilig worden opgeslagen en verwerkt.” Veel tijd om het platform te ontwerpen en te testen was er niet. De problemen in de cultuursector waren zo urgent dat er razendsnel een goedwerkende en veilige oplossing moest komen. “Deze uitdaging heeft veel raakvlakken met wat we destijds voor het VSBfonds hebben gemaakt. Hoewel dit maatwerk is, hoefden we het wiel gelukkig niet helemaal opnieuw uit te vinden”, vertelt Inge.
Professioneel ploeteren
Martijn Beumers, directeur bij Axendo, stelde direct een team samen voor dit uitdagende project. “In overleg met onze opdrachtgevers hebben we als de wiedeweerga lopende planningen omgegooid zodat developers direct aan de slag konden”. Na een kort voortraject van overleg en ontwerp werd de aanvraagmodule in vier weken ontwikkeld in Umbraco. Ondanks de tijdsdruk zijn de module en de koppelingen uitvoerig gecheckt op snelheid en veiligheid.
Om te voorkomen dat er meer aanvragen binnenkomen dan er afgehandeld kunnen worden, ontwikkelde het projectteam een quickscan. Daarmee krijgen de aanvragers snel uitsluitsel of ze in aanmerking komen voor steun. Daarnaast is er een virtuele wachtrij ingezet om de verwachte toeloop van bezoekers te reguleren. Wanneer de aanvraag is gedaan kunnen de culturele instellingen inloggen om de status te checken. Als de aanvraag is goedgekeurd wordt deze automatisch doorgezet naar het gekoppelde donatie-administratiesysteem (Visma AccountView). Na anderhalve maand van bloed, zweet en tranen staat er een stabiel en gebruiksvriendelijk platform. Professioneel ploeteren, noemen we dat.
Binnen anderhalve maand live
Halverwege juli was het platform up-and-running. Sindsdien kunnen culturele organisaties in een gebruiksvriendelijke omgeving een aanvraag doen voor financiële ondersteuning. Het platform draait stabiel en zonder downtime. Na de lancering zijn er nog kleine aanpassingen doorgevoerd om het platform te optimaliseren. De doelgroep wist het platform goed te vinden. Ondanks de vele aanvragen en de hoge bezoekersaantallen bleef het platform in de lucht en verliep alles volgens plan. Missie geslaagd!
Martijn: “We kijken met gepaste trots terug op een ontzettend intensief project met een mooi resultaat. Hoewel elk project anders is en om maatwerk vraagt, hebben wij ontzettend veel geput uit onze eerdere ervaringen met bouwen van een platform voor financiële steun. We hoefden het wiel niet opnieuw uit te vinden, maar we hebben het wiel wel verbeterd en nog slimmer toegepast. Ik ben ontzettend trots op het team dat we dit in zo’n korte tijd voor elkaar hebben gekregen.”
Initiatiefnemers van het fonds
BankGiro Loterij, VSBfonds, Prins Bernhard Cultuurfonds, VandenEnde Foundation, Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap, Stichting Droom en Daad, Ammodo, Fonds 21, Zadelhoff Cultuurfonds, Fonds 1818 en Zabawas.