Donaties en beurzen online aanvragen en afhandelen

Het VSBfonds ondersteunt projecten en initiatieven die bijdragen aan de kwaliteit van de Nederlandse samenleving. Ook verstrekt zij beurzen voor studie of onderzoek aan maatschappelijk betrokken studenten. Om aanvragen zo soepel mogelijk te laten verlopen voor de aanvragers én het VSBfonds hebben wij binnen de corporate website een digitale aanvraagmodule voor projecten en beurzen ontwikkeld.

Op de website komt de aanvrager met behulp van de Quick Scan in een paar vragen te weten of hij/zij in aanmerking kan komen voor een donatie of beurs. Is dit het geval, dan kan gestart worden met de daadwerkelijke aanvraag. Hiervoor hebben wij een digitale aanvraagmodule ontwikkeld waarin de aanvrager diverse vragen moet beantwoorden en documenten kan uploaden. 

Umbraco koppeling met AccountView

Wij hebben het proces rondom het indienen van project- en beursaanvragen volledig geautomatiseerd. De aanvraag bestaat uit een groot aantal stappen en vragen. Antwoorden op vragen bepalen vervolgens welke vervolgvragen gesteld moeten worden. VSBfonds kan dit allemaal zelf inrichten in Umbraco. Dit geeft VSBfonds veel vrijheid en de mogelijkheid om dit complexe proces zo optimaal mogelijk in te richten. 

Na het online indienen van de aanvraag wordt deze inclusief alle bijlagen aangeboden aan het CRM systeem Accountview. Hierin doet VSB de beoordeling van de aanvraag. Indien van toepassing komt de aanvraag in de volgende fase waarbij in Accountview aangegeven kan worden of er nog vervolgvragen gesteld moeten gaan worden. De aanvrager ontvangt indien dit het geval is een e-mailnotificatie dat er nieuwe vragen klaar staan in de digitale aanvraagmodule van de website.

De aanvrager kan via de eigen account pagina op de website alle fasen volgen en inzien welke status zijn of haar aanvraag heeft. Dit scheelt VSBfonds een hoop telefoontjes met vragen over de aanvraagstatus. Ook kan de aanvrager de aanvraag als PDF inzien en downloaden. 

Rapportage tool

Voor een stichting als VSBfonds is het belangrijk om transparant te zijn en zich goed te verantwoorden. Om naast het jaarverslag bezoekers ieder kwartaal inzage te geven in de cijfers en resultaten hebben wij de Continuous Reporting tool gebouwd. Zo zijn het aantal ingediende aanvragen, toegekende donaties en de tevredenheid duidelijk inzichtelijk. De informatie kan ook verder gesegmenteerd worden in bijvoorbeeld type projectaanvragen en aanvragen per regio.